Adatkezelési tájékoztató

Magyar Tudományos Művek Tára (MTMT)
Adatkezelési tájékoztató
a nemzeti tudományos bibliográfiai adatbázisról

Jelen dokumentum tartalmazza a Magyar Tudományos Akadémia Könyvtár és Információs Központ mint az mtmt.hu domain üzemeltetője (a továbbiakban: Adatkezelő) tájékoztatását az mtmt.hu domain alatt üzemeltetett weboldalakat (a továbbiakban: Weboldal) használók által megadott személyes adatoknak a kezelésével kapcsolatban.

Elérhetőségeink:

Székhely: 1051 Budapest, Arany János u. 1.
Képviselő: Prof. Dr. Monok István, főigazgató
A képviselő elérhetősége: titkarsag@konyvtar.mta.hu, telefon: (06-1) 411-6292
Adószám: 15300289-2-41
Az adatvédelmi felelős neve: Gaálné Kalydy Dóra
Az adatvédelmi felelős elérhetősége: kalydy.dora@konyvtar.mta.hu, telefon: (06-1) 411-6292

Az Adatkezelő által fenntartott MTMT honlapok a https://www.mtmt.hu központi weboldalról érhetők el.

Az adatkezelési tájékoztató a 2016/679 számú Általános adatvédelmi rendelet (a továbbiakban: Rendelet) szabályaival összhangban készült.

Az adatbázis és a honlap adatfeldolgozója az Számítástechnikai és Automatizálási Kutatóintézet (a továbbiakban: Adatfeldolgozó).

Jelen adatkezelési tájékoztató célja, hogy az MTMT rendszert használók által megadott, illetve a szoftver működése során létrejövő személyes adatok kezelésére vonatkozó elveket, szabályokat bemutassa.

Az Adatkezelő mindent megtesz annak érdekében, hogy a személyes adatok kezelése megfeleljen a Rendelet előírásainak. Az Adatkezelő e tárgyban írt, főként az MTA Könyvtár és Információs Központ működésére vonatkozó tájékoztatója a következő címen érhető el:

https://konyvtar.mta.hu/download/dokumentumok/Adatkezelesi_tajekoztato.pdf

1. A SZEMÉLYES ADATOK KEZELÉSÉRE VONATKOZÓ FONTOSABB JOGSZABÁLYOK

A jelen tájékoztató kidolgozásakor az Adatkezelő az MTMT tevékenységére vonatkozó alábbi hatályos jogszabályokat vette figyelembe:

• Az Európai parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről
• 2011. évi CXII. törvény – az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról
• A Magyar Tudományos Akadémiáról szóló 1994. évi XL. törvény
• 2011. évi CCIV. törvény a nemzeti felsőoktatásról

Az MTMT tevékenységére vonatkozó szabályokat "a Magyar Tudományos Akadémia elnökének 3/2017. (II. 24.) számú határozata a működtetésének rendjéről" írja elő.

2. FOGALOMMAGYARÁZATOK

A Rendeletben foglalt fogalmak magyarázatát, továbbá a személyes adatok kezelésére vonatkozó szabályokat az Adatkezelő honlapján elérhető, fent hivatkozott adatkezelési tájékoztató tartalmazza.

3. AZ ADATKEZELÉS JOGALAPJA

A Rendelet értelmében az MTMT rendszer által kezelt személyes adatok jogalapja: az Adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése, illetve a személyes hozzájárulás.

Amennyiben az Adatkezelő a regisztrált felhasználói számára értesítést küld kutatásokról, az adatkezelés jogalapja a Rendelet 6. cikk (1) bekezdés f) pontja alapján az Adatkezelő azon jogos érdeke, hogy a kutatókat tudományos kutatás céljából megkeresse, amennyiben a kutatás a kutatók számára releváns, ezzel támogatva a kutatókat érintő tudományos kutatások lefolytatását.

4. AZ MTMT RENDSZER MŰKÖDÉSÉVEL KAPCSOLATOS ADATKEZELÉS

4.1. Az MTMT honlap nyilvános felületén, regisztráció nélkül folytatott tájékozódás során az MTMT ideiglenes és tárolt sütiket használ.

Az adatkezelés jogalapja ez esetben a személyes hozzájárulás.

A részletekről lásd a 8.pontban megtalálható sütikezelési tájékoztatót.

4.2. Az MTMT rendszer tartalmi feltöltésével, frissítésével, karbantartásával összefüggő adatkezelés

Az ebben a pontban felsorolt adatkezelés jogalapja az Adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése.

4.2.1. Szerzők

A regisztráció során a családi és utónév, a születési dátum és az e-mail cím megadása kötelező. Nem kötelezően megadható a telefonszám, a nem, továbbá más (ODT, ORCID stb.) azonosítók. A szerző munkahelyi adatait az intézményi adminisztrátorok rögzíthetik. Hozzárendelt adat az MTMT azonosító és a tudományterület.

4.2.2. Adminisztrátorok

a) Az intézményi adminisztrátorok munkaköri kötelezettségként látják el a feladatot, amelynek kapcsán a munkáltatójuk titoktartási nyilatkozatot írat velük alá. A regisztráció során a családi és utónév, születési adatok, a munkahelyi e-mail cím megadása kötelező, a telefonszám megadható. A mű felett rendelkezési jogot gyakorló (vö. 6. pont) intézmény határozza meg azokat a szabályokat és hatásköröket, amelyek alapján az intézményi adminisztrátorok az adott intézmény szervezetéhez tartozó, vagy vele pályázati stb. feladatok teljesítése során kapcsolatba kerülő szerzők személyes adatait kezelik.

b) Az MTMT adminisztrátorok munkaköri kötelezettségként látják el ezt a feladatot, amelynek kapcsán a munkáltatójuk titoktartási nyilatkozatot írat velük alá. A regisztráció során a családi és utónév, születési adatok, a munkahelyi e-mail cím megadása kötelező, a telefonszám megadható. Az önkéntes adatszolgáltató szerzők személyes adatait az MTA KIK MTMT osztályának adminisztrátorai kezelik.

A b. pontban foglalt adatkezelés részleteit az MTMT Osztály és az érintett intézmények közötti kétoldalú megállapodások írják le.

4.2.3. A Nemzeti Névtér tartalmi feltöltésével, frissítésével, karbantartásával összefüggő adatkezelés

Az ebben a pontban felsorolt adatkezelés az adatkezelőre vonatkozó jogszabályi kötelezettség teljesítésén és jogos érdekén alapul.

A Nemzeti Névtér vonatkozásában az Adatkezelő és a Petőfi Irodalmi Múzeum Digitális Bölcsészeti központ közös adatkezelőknek minősülnek.

PETŐFI IRODALMI MÚZEUM
képviselő: Demeter Szilárd főigazgató
cím: 1053 Budapest, Károlyi u. 16.
adószám: 15321161-2-41
email: nemzeti.nevter@dbk.pim.hu
Adatvédelmi tisztségviselő: dr. Bodonovits Regina; bodonovits.regina@pim.hu

A Nemzeti Névtér célja a kulturális adatbázisok összefogása azáltal, hogy a nemzeti kultúra számára fontos személyeket és intézményeket egyedileg azonosítja. A Nemzeti Névtérben az MTMT-ben, mint nyilvános adatbázisban szereplő adatok kerülnek feltüntetésre – így a szerzők neve, születési dátuma, valamint foglalkozására, beosztására vonatkozó adatok. Az érintett jogosult az adatkezelés ellen tiltakozni. 

Adatok átadása a Nemzeti Névtér számára – adatvédelmi tájékoztató

4.3. Kutatási célú megkeresés

Adatkezelő támogatni kívánja a tudományos kutatásokat, így amennyiben egy-egy kutatás a regisztrált kutatói körében folytatna le külső szervezet, az Adatkezelő biztosítja azt, hogy a kutatásban releváns kutatók számára a kutatásról szóló információ eljusson. A kutatók személyes adatait Adatkezelő nem adja ki, számukra csak értesítést és információt küld a kutatásról, megjelölve, hogy abban hol lehet részt venni.

4.4. Hozzájárulás korlátozása

Azok a szerzők, akik nem kívánják adataik harmadik félnek való megadását, e-mailben jelezhetik ezt az office@mtmt.hu címen.

5. Adatbiztonság

Az Adatkezelő és az Adatfeldolgozó a személyes adatokat bizalmasan, a hatályos jog-szabályoknak megfelelően kezeli, gondoskodik azok integritásáról és biztonságáról, megteszi a szükséges technikai és szervezési intézkedéseket, valamint kialakítja a célok eléréséhez szükséges eljárási szabályokat.

6. Az adattárolás időtartama

Az MTMT-nek a nemzeti tudományos bibliográfiai adatbázis működésére vonatkozó szabályok alapján a nyilvánosságra kerülő bibliográfiai adatok (a szerző(k) neve, a mű címe, a mű első megjelenési helye, a mű felett rendelkezni jogosult neve) tekintetében határozatlan idejű tárolási kötelezettsége van. A Rendelet 89. cikk (1) bekezdésének megfelelően nem minősül az eredeti céllal össze nem egyeztethetőnek a közérdekű archiválás céljából, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból történő további adatkezelés.

Az e-mail küldésére vonatkozó felhatalmazás időtartama a felhasználó regisztrációjának visszavonásáig tart.

7. Elérhetőség

A rendszer használatával kapcsolatos észrevételekkel, kérdésekkel, javaslatokkal az MTA Könyvtár és Információs Központ, MTMT Osztály munkatársaihoz lehet fordulni:

1051 Budapest, Arany János u. 1.
Telefon: (06-1) 411- 6100 (637-es mellék)
E-mail: admin@mtmt.hu

8. Cookie adatkezelés

Mik azok a sütik és hogyan kezeljük őket?

A Weboldal egyes részei az Ön azonosításának érdekében kisméretű adatfájlokat (a továbbiakban: cookie) használnak. A weboldal látogatásával és annak egyes funkciói használatával Érintett hozzájárulását adja ahhoz, hogy az említett cookie-k az Érintett számítógépén tárolódjanak és ahhoz Adatkezelő hozzáférhessen.

Ön a böngészőprogram segítségével beállíthatja és meggátolhatja a cookie-kal kapcsolatos tevékenységet. Felhívjuk azonban figyelmét arra, hogy ez utóbbi esetben, a cookie-k használata nélkül előfordulhat, hogy nem lesz képes használni a weboldal minden szolgáltatását.

A szolgáltató, technikai közreműködőként biztosíthatja, hogy a honlapok látogatása során a szolgáltatóval együttműködő harmadik személyek, különösen a Google Inc. cookie-k segítségével tárolják, ha az Érintett korábban már látogatást tett a szolgáltató honlapján és ez alapján hirdetést jeleníthetnek meg az Érintettnek.

A cookie-t Ön is képes törölni saját számítógépéről, illetve beállíthatja böngészőjét, hogy a cookie-k alkalmazását tiltsa. Ezen túlmenően a Google biztosítja, hogy a felhasználó a Google által megjelenített hirdetések kikapcsolására szolgáló oldalon (http://www.google.hu/policies/technologies/ads/) letilthatja a Google által elhelyezett cookie-kat. A cookie-k alkalmazásának tiltásával, törlésével a honlapok használata kényelmetlenebbé válhat az Érintett számára.

A Weboldal által használt cookie-k főbb jellemzői:

Amennyiben Ön nem fogadja el a cookie-k használatát, akkor bizonyos funkciók nem lesznek elérhetőek az Ön számára. A cookie-k törléséről bővebb tájékoztatást az alábbi linkeken találhat:

• Internet Explorer
• Firefox
• Safari
• Edge
• Chrome

9. Az Ön jogai az adatkezeléssel kapcsolatban

Az adatkezelés időtartamán belül Önt a Rendelet előírásai szerint az alábbi jogok illetik meg:

• személyes adatokhoz és az adatkezeléssel kapcsolatos információkhoz való hozzáférés
• helyesbítéshez való jog
• adatkezelés korlátozása
• törléshez való jog
• hordozhatósághoz való jog
• tiltakozáshoz való jog
• hozzájárulás visszavonási joga

Amennyiben Ön jogaival élni kíván, az az Ön azonosításával jár együtt, valamint Önnel szükségszerűen kommunikálnunk kell. Ezért az azonosítás érdekében személyes adatok megadására lesz szükség (de az azonosítás csak olyan adaton alapulhat, amelyet egyébként is kezelünk Önről), valamint az email fiókunkban elérhetőek lesznek az Ön adatkezeléssel kapcsolatos panaszai, a jelen tájékoztatóban a panaszokkal kapcsolatban megjelölt időtartamon belül.

Az adatkezeléssel kapcsolatos panaszokat legkésőbb 30 napon belül válaszoljuk meg.

9.1. A hozzájárulás visszavonásának joga

Ön bármikor jogosult az adatkezeléshez adott hozzájárulást visszavonni, ilyen esetben a megadott adatokat rendszereinkből töröljük.

9.2. A személyes adatokhoz és információkhoz való hozzáférés

Ön jogosult arra, hogy visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy:

• a kezelt személyes adatokhoz hozzáférést kapjon és
• a következő információkról tájékoztassuk:
  • az adatkezelés céljai
  • az Önről kezelt személyes adatok kategóriái
  • információ azon címzettekről vagy címzettek kategóriáiról, akikkel, illetve amelyekkel a személyes adatokat közöltük vagy közölni fogjuk
  • a személyes adatok tárolásának tervezett időtartama, vagy ha ez nem lehetséges, ezen időtartam meghatározásának szempontjai
  • az Ön azon joga, hogy kérelmezheti az Önre vonatkozó személyes adatok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és jogos érdeken alapuló adatkezelés esetén tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen
  • a felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga
  • ha az adatokat nem Öntől gyűjtötték be, a forrásukra vonatkozó minden elérhető információ
  • az automatizált döntéshozatal tényéről (ha alkalmazott ilyen eljárás), ideértve a profilalkotást is, valamint legalább ezekben az esetekben az alkalmazott logikára és arra vonatkozóan érthető információkat, hogy az ilyen adatkezelés milyen jelentőséggel, és Önre nézve milyen várható következményekkel bír

A jog gyakorlásának célja az adatkezelés jogszerűségének megállapítására és ellenőrzésére irányulhat, ezért többszöri tájékoztatás kérés esetén méltányos költségtérítést számolhatunk fel a tájékoztatás teljesítéséért cserébe.

A személyes adatokhoz való hozzáférést úgy biztosítjuk, hogy az Ön azonosítását követően emailben juttatjuk el Önhöz a kezelt személyes adatokat és az információkat.

Kérjük, hogy kérelmében jelölje meg, hogy a személyes adatokhoz kér hozzáférést, vagy az adatkezeléssel kapcsolatos információkat kéri.

9.3. Helyesbítéshez való jog

Ön jogosult arra, hogy kérésére késedelem nélkül helyesbítsük az Önre vonatkozó pontatlan személyes adatokat.

9.4. Adatkezelés korlátozásához való jog

Ön jogosult arra, hogy kérésére korlátozzuk az adatkezelést, ha az alábbiak valamelyike teljesül:

• Ön vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy ellenőrizzük a személyes adatok pontosságát, ha az ellenőrzésre nincs szükség, akkor korlátozást sem alkalmazunk
• az adatkezelés jogellenes, és Ön ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását
• már nincs szükségünk a személyes adatokra a megjelölt adatkezelés céljából, de Ön igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy
• Ön tiltakozott az adatkezelés ellen, de jogos érdekünk is megalapozhatja az adatkezelést, ez esetben amíg megállapításra nem kerül, hogy jogos indokaink elsőbbséget élveznek-e az Ön jogos indokaival szemben, az adatkezelést korlátozni kell.

Ha az adatkezelés korlátozás alá esik, az ilyen személyes adatokat a tárolás kivételével csak az Ön hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy az Unió, illetve valamely tagállam fontos közérdekéből lehet kezelni.

Az adatkezelés korlátozásának feloldásáról előzetesen (legalább a korlátozás feloldását megelőző 3 munkanappal) tájékoztatjuk Önt.

9.5. Törléshez - elfeledtetéshez való jog

Ön jogosult arra, hogy indokolatlan késedelem nélkül töröljük az Önre vonatkozó személyes adatokat, ha az alábbi indokok valamelyike fennáll:

• a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtöttük vagy kezeltük
• Ön visszavonja hozzájárulását és az adatkezelésnek nincs más jogalapja
• Ön tiltakozik a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok (azaz jogos érdek) az adatkezelésre
• a személyes adatokat jogellenesen kezeltük és ez a panasz alapján megállapítást nyert
• a személyes adatokat a ránk alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell

Ha bármely jogszerű oknál fogva nyilvánosságra hoztuk az Önről kezelt személyes adatot, és bármely fent megjelölt okból törölni vagyunk kötelesek azt, az elérhető technológia és a megvalósítás költségeinek figyelembevételével megtesszük az észszerűen elvárható lépéseket – ideértve technikai intézkedéseket – annak érdekében, hogy tájékoztassuk az adatokat kezelő más adatkezelőket, hogy Ön kérelmezte a szóban forgó személyes adatokra mutató linkek vagy e személyes adatok másolatának, illetve másodpéldányának törlését. Főszabályként az Ön személyes adatait nem hozzuk nyilvánosságra.

A törlés nem alkalmazandó, amennyiben az adatkezelés szükséges:

• a véleménynyilvánítás szabadságához és a tájékozódáshoz való jog gyakorlása céljából
• a személyes adatok kezelését előíró, a ránk alkalmazandó uniós vagy tagállami jog szerinti kötelezettség teljesítése (ilyen eset a számlázás keretében megvalósuló adatkezelés, mivel a számla megőrzését jogszabály írja elő), illetve közérdekből vagy az adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlása keretében végzett feladat végrehajtása céljából
• jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez (pl.: ha Ön felé követelésünk áll fenn és azt még nem teljesítette, vagy fogyasztói, adatkezelési panasz intézése van folyamatban)

9.6. Tiltakozáshoz való jog

Ön jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatainak jogos érdeken alapuló kezelése ellen. Ebben az esetben a személyes adatokat nem kezelhetjük tovább, kivéve, ha az bizonyítjuk, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az Ön érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.

9.7. Hordozhatósághoz való jog

Amennyiben az adatkezelés szerződés teljesítéséhez szükséges, vagy az adatkezelés az Ön önkéntes hozzájárulásán alapul, Önnek joga van arra, hogy kérje, hogy az Ön által a részünkre megadott adatokat gépileg értelmezhető formában megkapja, amit xml, JSON, vagy csv formátumban bocsátunk az Ön rendelkezésére, ha ez technikailag megvalósítható, akkor kérheti, hogy az adatokat ebben a formában más adatkezelő számára továbbítsuk.

9.8. Jogorvoslati lehetőségek

Amennyiben Ön szerint megsértettük valamely, az adatkezelésre vonatkozó törvényi rendelkezést, vagy nem teljesítettük valamely kérelmét, akkor vélelmezett jogellenes adatkezelés megszüntetése érdekében a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság vizsgálati eljárását kezdeményezheti (levelezési cím: 1363 Budapest, Pf.: 9., e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu).

Tájékoztatjuk emellett arról is, hogy polgári pert is indíthat bíróság előtt.

10. Adatbiztonság

Az informatikai rendszerek működtetése során a szükséges jogosultságkezelési, belső szervezési és technikai megoldások biztosítjuk, hogy adatai illetéktelen személyek birtokába ne juthasson, illetéktelen személyek az adatokat ne tudják törölni, kimenteni a rendszerből, vagy módosítani. Az adatvédelmi és adatbiztonsági követelményeket érvényre juttatjuk adatfeldolgozóinkkal szemben is.

Az esetleges adatvédelmi incidensekről nyilvántartást vezetünk, amennyiben szükséges, a felmerülő incidensekről tájékoztatjuk Önt.

11. Egyéb rendelkezések

Fenntartjuk a jogot, hogy jelen adatkezelési tájékoztatót az adatkezelés célját és jogalapját nem érintő módon módosítsuk.

Amennyiben azonban a gyűjtött adatokkal kapcsolatban a gyűjtésük céljától eltérő célból további adatkezelést kívánunk végezni a további adatkezelést megelőzően tájékoztatjuk Önt az adatkezelés céljáról és az alábbi információkról:

• a személyes adatok tárolásának időtartamáról, vagy ha ez nem lehetséges, akkor az időtartam meghatározásának szempontjairól
• azon jogáról, hogy kérelmezheti az Önre vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és jogos érdeken alapuló adatkezelés esetén tiltakozhat a személyes adatok kezelése ellen, valamint a hozzájáruláson, vagy szerződéses kapcsolaton alapuló adatkezelés esetén kérheti az adathordozhatósághoz való jog biztosítását
• hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén arról, hogy a hozzájárulást Ön bármikor visszavonhatja
• a felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának jogáról
• arról, hogy a személyes adat szolgáltatása jogszabályon vagy szerződéses kötelezettségen alapul vagy szerződés kötésének előfeltétele-e, valamint, hogy az Ön köteles-e a személyes adatokat megadni továbbá, hogy milyen lehetséges következményeikkel járhat az adatszolgáltatás elmaradása
• az automatizált döntéshozatal tényéről (ha alkalmazott ilyen eljárás), ideértve a profilalkotást is, valamint legalább ezekben az esetekben az alkalmazott logikára és arra vonatkozóan érthető információkat, hogy az ilyen adatkezelés milyen jelentőséggel, és Önre nézve milyen várható következményekkel bír

Az adatkezelés csak ezt követően kezdődhet meg, amennyiben az adatkezelés jogalapja hozzájárulás, az adatkezeléshez a tájékoztatáson felül Önnek hozzá is kell járulnia.

Jelen Adatkezelési Tájékoztató 2021. 02.01. napjától érvényes.